○対馬市公用文規程

平成16年3月1日

訓令第8号

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、本市が用いる公用文の種類、文体、用字等に関し必要な事項を定めるものとする。

(種類)

第2条 公用文の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの

 規則 法第15条の規定により制定するもの

(2) 令達文

 訓令 権限の行使及び職務について所属の機関又は職員に対して主として規程の形式をもって命令するもの

 指令 特定の個人又は団体の申請その他の要求に対して、権限に基づいて許可、認可、承認等の行政処分を行うもの

(3) 公示文

 告示 法令又は権限に基づいて決定し、又は処分した事項を広く一般に知らせるもの

 公告 一定の事実を広く一般に知らせるもの

(4) 往復文

 照会 一定の事項について問い合わせるもの

 依頼 一定の行為の実現を相手に求めるもの

 回答 照会、依頼等に対して返答するもの

 通知 特定の相手方に対して一定の事実、意思等を知らせるもの

 報告 一定の事実、経過、結果等を上司等に知らせるもの

 通達 条例等の解釈、行政運用の方針、職務執行上の細目に関する事項等を指示するもの

 諮問 一定の機関に対して意見を求めるもの

 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの

 進達 経由文書を上級行政庁に取り継ぐもの

 副申 進達する文書に参考意見を添えるもの

 申請 許可、認可、承認その他一定の行為を求めるもの

 願 一定の事項を願い出るもの

 届 一定の事項を届け出るもの

(5) 部内関係文

 伺 事務の処理に当たって上司の意思決定を受けるもの

 復命 上司から命ぜられた任務の遂行の結果を報告するもの

 内申 主として人事関係事項について上申するもの

 供覧 上司の閲覧に供するもの

 回覧 職員相互に見せるもの

 辞令 職員の身分、給与その他の異動についてその旨を記載して本人に交付するもの

(6) その他

 契約書 申込みと承諾という相対立する二つの意思表示の合致を具体的に表示し、これを証するための取り交わすもの

 協定書 2人以上の当事者が、基本的方針又は概括的事項について合意の上取り交わすもの

 覚書 契約書を作成するに先立って原則的な事項を取り決め、又は契約等をする場合に、合意を得る過程において生じた重要な事項を取り交わすもの

 念書、誓約書 一方の当事者が、相手方にあることを確認し、又は義務を負担することを明らかにするために取り交わすもの

 議案文 議会等の会議において議決等をすべき事件について、その会議の審議を求めるために提出するもの

 宣言文 観念又は意見を広く一般に表示するもので、法的効果を持たないもの

 事務引継文 職員が退職、異動等に伴い、前任の職員が担任していた事務処理状況を後任又は所属長が指定する職員に引き継ぐもの

 証明文 一定の事実を明らかにするもの

 賞状 展覧会等で優秀な成績を収めた者を賞するもの

 書簡文 郵便物等として案内状、礼状、あいさつ状等に用いられるもの

 あいさつ文 祝辞、弔辞、式辞等に用いられるもの

 陳情文 法令等に基づかず要望等をなすもの

 要綱文 事務処理の一定の指針又は基準を示す内部規範で、法的拘束力を有しないもの

 その他職員が職務上作成するもの

(書き方)

第3条 公用文は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公庁が特に様式を縦書きと定めているもの

(3) 広報誌

(4) 賞状、表彰状、感謝状、式辞、祝辞、弔辞その他これらに類するもののうち、縦書きが適当と認められるもの

(文体)

第4条 公用文の文体は、口語体で書き表わし、「ます」体を用いる。ただし、条例、規則及び訓令並びに条文の形式を有する告示その他これらに類するものについては、「である」体を用いる。

2 公用文の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文語体の表現は、なるべく、日常一般に使われている平明な言葉を使用すること。

(2) 統一のある文章として用語にむらのないように努め、文章を適当に区切り、又は箇条書きにすること。

(3) 文章の飾り、あいまいな言葉又は回りくどい表現は、避けること。

(漢字)

第5条 漢字は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)の範囲内で用いるものとする。ただし、固有名詞及び専門用語で、特別な漢字の使用を必要とするものについては、この限りでない。

2 条例、規則及び訓令(以下「条例等」という。)の漢字は、法令における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)による。

(仮名)

第6条 仮名は、原則として、平仮名を用いる。

2 外国の地名及び人名並びに外来語及び外国語は、片仮名を用いる。ただし、外来語でも「たばこ」、「さらさ」等の外来語のように、その意義が薄くなっているものは、ひらかなで書く。

例:ガス ガラス ビール アルコール ボタン

(仮名遣い)

第7条 仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)によるものとし、特に「じ・ず」及び「ぢ・づ」の遣い方については、次の各号に定めるものとする。

(1) 原則として「じ・ず」を用いる。

(2) 次のような場合には、「ぢ・づ」を用いる。

 同音の連呼の場合

例:ちぢむ(縮む) つづみ(鼓) つづく(続く)

 二語の連合によって生じる場合

例:はなぢ(鼻血) まぢか(間近) みかづき(三日月)

(送り仮名)

第8条 送り仮名は、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)による。

2 条例等における送り仮名は、法令のおける漢字使用等についてによる。

(数字)

第9条 数字は、第4号に掲げる場合を除いてアラビア数字を用い、次の事項に留意する。縦書き文書に用いる数字は、原則として漢数字とする。

(1) 数字の区切り方 3位区切りとし、区切りには、コンマ「,」を付ける。ただし、年号、文書番号、電話番号等のように特定の対象を示すために用いる場合は、区切りを付けない。

例:1989年 第1234号 0958-25-5151

(2) 小数、分数及び帯分数

例:小数 0.58(小数点には、「.」を付ける。)

分数 画像 3分の1

帯分数 画像 (21/4とは書かない。)

(3) 日付、時刻及び時間

例:日付 昭和63年1月1日 1989年3月31日

時刻 9時 3時15分

時間 24時間 2時間30分

(4) 漢数字を用いる例

 数の概念を離脱した熟語

例:一般 十分に

 固有名詞

例:九州 三根

 慣用的な語

例:二言目(ふたことめ) 三月(みつき) 一休み(ひとやすみ)

 概数を示す場合

例:四・五日 数十日

 単位として用いる語

例:300万人 50億円

(5) 期間を表す場合、アラビア数字のときは「か」を、漢数字等のときは「箇」を用いる。

例:3か月 三箇月 数箇月

(見出し符号)

第10条 見出し符号は、文章の項目を細別する場合に、次のように用いる。ただし、項目が少ない場合は、「第1」を省いて「1」から用いる。

第1

1

(1)

(ア)

a

(a)

2 条例等の場合は、次のように用いる。

1

(1)

(くぎり符号)

第11条 くぎり符号は、文章の構造、語句の関係を明らかにする場合に、おおむね次の各号に定める用法で用いる。

(1) 「。」(まる)―句点 一つの文章の終わるところに用いる。ただし、次の点に注意する。

 「 」や( )の中の文章の終わりに用いる。

例:対馬市名誉市民(以下「名誉市民」という。)・・・

 名詞形で終わる文章には用いないが、名詞形の後に更に文章が続くとき、又は名詞形が「とき」若しくは「こと」で終わるときには、名詞形の語句の後に用いる。

例:禁錮以上の刑に処せられた者。ただし、その執行を終わったものを除く。

(2) 「、」(てん)―読点 文章の中で、言葉の切れ続きを明らかにする必要があるところに用いる。ただし、次の点に注意する。

 あまり多く用いると、かえって文全体の関係が不明になることがある。

 文の初めにおく接続詞及び副詞の後に用いる。

例:なお、 ただし、 したがって、 たとえ、

 語と語を接続する「かつ」の前後には用いないが、語句と語句を接続する「かつ」の前後には用いる。

例:必要かつ十分 通知し、かつ、これを公表する

 限定、条件などを表す語句の後に用いる。

例:ので、 ため、 のほか、 限り、

 目的格の助詞の「を」、「に」及び「と」の後では用いないが、条件句等がはいる場合は、目的格の助詞の後に用いる。

例:幹事若干人を置く。

………監査委員を、議会の同意を得て、選任する。

 対句の場合は、対句の区切りにのみ用いて、対句の中にある主語の後には用いず、対句を受ける述語の前にも用いない。

例:都道府県にあっては総務大臣に、市町村にあっては都道府県知事に届け出なければならない。

(3) 「.」(ピリオド) 単位を示す場合又は省略符号として用いる。

 単位を示す場合に用いる。

例:0.005

 省略符号として用いる。

例:P.T.A. 平成2.10.10

(4) 「・」(なかてん)

 名詞を並列する場合に、「、」の代わりに又は「、」とあわせて用いる。

例:小・中学校、高等学校

 外国の国名、人名等の区切りに用いる。

例:グレート・ブリテン

(5) 「:」(コロン) 次に続く説明文やその他の語句があることを示す場合又は時分を省略する場合に用いる。

例:場所:対馬市役所会議室 午後3:30

(6) 「~」(なみがた) 「………から………までを」を示す場合に用いる。

例:対馬~東京

(7) 「―」(ダッシュ) 語句の説明、言い換え及び丁目、番又は号を省略する場合に用いる。

例:ガット―関税と貿易に関する一般協定 対馬市○○町2―22

(8) ( )(かっこ) 語句に注釈を付ける場合又は条例等の条文の見出しを表示する場合に用いる。

例:児童(2歳未満は除く。)

(9) 「「 」」(かぎかっこ) 言葉を定義する場合又は他の語句若しくは文章を引用する場合などに、引用する語句等を明示するために用いる。

例:この規則において「職員」とは、市長部局の職員をいう。

(10) 「『 』」(二重かぎかっこ) かぎかっこの中で、さらに引用等が必要な場合に用いる。

(11) 「→」(矢印) 左の語句が右の語句に変わることを示す場合などに用いる。

例:煙草→たばこ

2 繰返し符号

(1) 「々」 同じ漢字が1字続く場合に用いる。ただし、続く漢字が異なる意味では用いない。

例:人々 国々 協議会会長 民主主義

(2) 「〃」 表、台帳、帳簿などで同一であることを示す場合に用いる。

3 次に掲げる符号は、おおむねそれぞれに定める用法で用いる。

(1) 傍線及び傍点 語句の強調又は注意のためのもの

例:会議場所 第3会議室 平成2年まで

(2) 「…」(点線) 語句の代用のもの

例:……最近の情勢は、……平穏である。

(条例等の書式)

第12条 条例、規則及び訓令の書式については、別表のとおりとする。

附 則

この訓令は、平成16年3月1日から施行する。

附 則(令和2年2月14日訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別表(第12条関係)

1 条例の各部分の名称(以下規則及び訓令についても同じ。)

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備考 目次、章、節及び款は、置かないことができる。

2 条例の形式

(1) 新たに制定する場合(前項を参照)

(2) 一部を改正する場合

ア 一つの条例の一部を改正する場合

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イ 2つ以上の条例の一部を1つの条例で改正する場合

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(3) 全部を改正する場合

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(4) 廃止する場合

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(5) 附則の文例

附則における規定の順序は、次のとおりとする。

ア 施行期日に関する規定

イ 既存の他の条例の廃止に関する規定

ウ 当該条例の施行に伴う経過措置に関する規定

エ 既存の他の条例の改正に関する規定

オ 当該条例の有効期限に関する規定

カ その他の規定

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(6) 条文等の改正

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3 規則の形式

(1) 新たに制定する場合

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(2) 一部を改正する場合

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(3) 全部を改正する場合

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(4) 廃止する場合

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4 訓令の形式

(1) 新たに制定する場合

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(2) 一部を改正する場合

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(3) 全部を改正する場合

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(4) 廃止する場合

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対馬市公用文規程

平成16年3月1日 訓令第8号

(令和2年2月14日施行)