対馬市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する取扱要綱

○対馬市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する取扱要綱

平成19年3月30日

告示第3号

(趣旨)

第1条　この告示は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この要綱において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　閲覧請求者　台帳の閲覧により知り得た情報を使用しようとする者をいう。

(2)　閲覧者　実際に台帳を閲覧して情報を取得する者をいう。

(3)　閲覧受託者　閲覧請求者から台帳の情報の取得について依頼を受けた者をいう。

(閲覧に供する簿冊)

第3条　閲覧に供する簿冊(以下「閲覧簿」という。)は、次の各号に定めたものを行政区ごとに印刷したものとする。

(1)　氏名

(2)　性別

(3)　生年月日

(4)　住所

2　閲覧簿は、毎年8月1日、2月1日(これらの日が日曜日又は土曜日の場合は、翌平日)時点の住民基本台帳に基づき更新し、閲覧に供するものとする。

3　前項の規定により閲覧簿を更新した場合は、速やかに更新前の閲覧簿と差し替え、確実に廃棄するものとする。

(ストーカー行為等の被害者等に係る個人情報の保護)

第4条　市長は、次に掲げる者から、当該本人に係る住民基本台帳の閲覧等の請求を拒む申出があった場合は、当該申出をした者(以下「支援申出者」という。)及び支援申出者と同一の住所を有する者に係る記載を、事務処理要領で定める期間、閲覧簿から除くものとする。

(1)　ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第7条第1項に規定するストーカー行為等の被害者であって、更に反復して同法第2条第1項のつきまとい等をされるおそれがあるもの。

(2)　配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第2項に規定する被害者であって、更なる暴力によりその生命又は身体に危害を受けるおそれがあるもの。

2　前項の申出は、やむを得ない理由により支援申出者本人が申し出ることができない場合には、代理人により行うことができる。

3　市長は、支援申出者又はその代理人により第1項の申出があった場合は、支援申出者又は代理人の本人確認を行うものとする。

(閲覧の予約)

第5条　法第11条第1項の規定による閲覧を請求する者(以下「請求者」という。)及び法第11条の2第1項の規定による閲覧を申し出る者(以下「申出者」という。)は、次のとおり事前に予約をしなければならない。ただし、請求者が緊急を要する場合については、この限りでない。

(1)　事前予約の受付は、閲覧希望日の1ヶ月前からとすること。

(2)　請求者及び申出者は、閲覧希望日の1週間前までに、閲覧目的及び閲覧希望日を、電話及び郵送又は口頭により、閲覧担当職員に伝えたうえで、閲覧日を特定すること。

2　請求者は、閲覧日までに法等で定められた事項を記載した住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(様式第1号)・(様式第2号)(以下「請求書」という。)を市長に提出しなければならない。

3　申出者は、閲覧日の3日前までに次に掲げる書類を市長に提出しなければならない。

(1)　住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号)(以下「申出書」という。)

(2)　個人情報等の保護及び目的外使用を行わない旨の誓約書(様式第4号)(以下「誓約書」という。)

(3)　閲覧日の当日に窓口に来る者(以下「閲覧者」という。)が、官公署が発行した顔写真貼付の本人確認書類等を持参できない旨の申告(以下「申告」という。)を記載した申出書又は申告の内容が記載されていると認められる書類

4　市長は、前項各号に掲げる書類のほか、次に掲げる書類等のうち必要と認めるものを提出させることができる。

(1)　閲覧目的又は理由を証明できる書類(世論調査、市場調査等のアンケート見本等)

(2)　法人の場合は、法人の概要が分かる資料(法人登記、事業所概要等)

(3)　大学等の場合は、大学等の認可が分かる証明書(大学の委員会又は学部長による証明書等)

(4)　法人の場合は、個人情報の保護に係る対応が分かる資料(プライバシーマークが付与された書類等)

(5)　個人、法人を問わず、閲覧の申出を他者(公共団体等)から受託した場合は、委託者との関係が分かる委託契約書等の写し

(閲覧事項の確認)

第6条　市長は、提出された請求書又は申出書及び必要書類を確認し、当該閲覧目的が法等に照らして適当であるかどうかを審査して、その結果適当であると認める場合には、次に掲げる場合を除き、請求者又は申出者には特に連絡を行わずに閲覧させることができる。

(1)　書類不足等、軽微な場合は、電話質問による確認又は追加書類の提出を求めること。

(2)　閲覧者が申告をした場合は、閲覧者の住民登録地宛てに照会書兼回答書を送付すること。その照会書兼回答書及び本人確認書類(様式第5号)(第13条に規定する本人確認書類)等を閲覧日の当日に持参することをもって閲覧を認めるものとすること。

(3)　法等に基づき、閲覧を拒否する場合は、電話で連絡を行い、文書での回答を求められた場合に限り、文書での閲覧の拒否理由を回答するものとすること。

2　市長は、前項において、速やかに協力しない請求者又は申出者に対し、予約を取り消すことができる。

(閲覧の拒否等)

第7条　市長は、請求者若しくは申出者又は閲覧者が次の各号のいずれかに該当すると認められる場合は、これらの者に対し、閲覧を拒否し、審査済みの閲覧予定を中止させるものとする。

(1)　請求書若しくは申出書又は提出が必要な書類を提出しない場合又は記載事項を記載しない場合若しくは虚偽の記載をした場合

(2)　プライバシーの侵害、差別行為等の不当な目的で閲覧する場合(過去において不当な目的で閲覧したことが判明した者が閲覧する場合を含む。)、閲覧で知り得た情報を人権侵害、財産権の侵害等の不当な目的の使用若しくは名簿作成の目的につながるおそれがある場合又は目的が不明瞭である場合

(3)　前条第2項に規定する非協力者又は虚偽の書類を提出した者である場合

(4)　この要領に違反した場合

(閲覧日の制限)

第8条　次に掲げる日は、原則として閲覧をさせない。

(1)　対馬市の休日を定める条例(平成16年対馬市条例第2号)第1条第1項に規定する市の休日及びその翌日(日曜日、土曜日、祝日及び年末年始並びにこれらの日の翌日)

(2)　閲覧簿の改製作業期間(年2回)

(3)　年度始め等の業務繁忙期など市長が必要と認める日

(閲覧時間)

第9条　閲覧時間は、原則として午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。ただし、市長が必要があると認める場合は臨時にこれを変更することができる。

(閲覧回数の制限)

第10条　閲覧は、半日を1単位とし、申出者又はその閲覧者がすることができる予約は、1日1単位とし同一月に4回を限度とする。ただし、請求者又はその閲覧者はこの限りでない。

(閲覧人員)

第11条　閲覧をする人員は、1回の請求又は申出について1名とする。

2　1単位当たりの閲覧人員は、2人を限度とする。

(閲覧の場所)

第12条　閲覧簿の閲覧場所は、市長が指定する場所において行う。

(閲覧時に提示する書類等)

第13条　閲覧を認められた閲覧者は、閲覧日の当日に、次に掲げる顔写真貼付の本人確認書類等を提示しなければならない。

(1)　旅券

(2)　次の免許証、許可証又は資格証明書等

運転免許証、船員手帳、海技免状、小型船舶操縦免許証、猟銃・空気銃所持許可証、身体障害者手帳、戦傷病者手帳、宅地建物取引主任者証、電気工事士免状、無線従事者免許証、認定電気工事従事者認定証、特殊電気工事資格者認定証、耐空検査員の証、航空従事者技能証明書、運航管理者技能検定合格証明書、動力車操縦者運転免許証、教習資格認定証、検定合格証

(3)　住民基本台帳カード(顔写真貼付のものに限る。)又は個人番号カード

(4)　官公庁(独立行政法人及び特殊法人を含む。)がその職員に対して発行した身分を証明するに足りる書面で当該職員の顔写真貼付のもの

2　前項の顔写真貼付の本人確認書類等が無い場合は、閲覧者が本人であることを確認するため、郵便その他市長が適当と認める方法により、第6条第1項第2号で規定する当該閲覧者に対して文書で照会した照会書兼回答書及び市長が適当と認める次に掲げる氏名等が記載された書類等を提示しなければならない。

(1)　前項各号に掲げる書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証等

(2)　前項各号に掲げる書類で顔写真貼付でないもの

(3)　健康保険の被保険者証、年金手帳又は年金証書

(4)　地方公共団体が交付する療育手帳、医療受給者証、介護保険被保険者証、生活保護決定通知書、生活保護者休日夜間受診者証等

(5)　その他市長が適当と認める書類等

(閲覧の方法)

第14条　市長は、前条の規定による閲覧者の本人確認をするものとする。必要があると認めるときは、当該確認書類の写しを取って保管することができる。

2　市長は、閲覧者が必要とする筆記用具及び転記書類、資料等を確認の上、閲覧場所への持ち込みを認めることができる。

3　閲覧者は、次に掲げる事項を守らなければならない。