○対馬市特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成28年4月19日
訓令第5号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、対馬市特定個人情報等の適正な取扱いのための基本方針(平成27年12月17日)に基づき、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(適用の範囲)
第2条 この規程は、実施機関(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条第11項第2号に規定する実施機関をいう。)の職員に適用する。
(定義)
第3条 この規程における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号利用法」という。)第2条の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護責任者)
第4条 市に、総括保護責任者を1人置くこととし、副市長をもって充てる。
2 総括保護責任者は、市長を補佐し、市における特定個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(副総括保護責任者及び監査責任者)
第5条 総括保護責任者を補佐するため、副総括保護責任者を置くこととし、総務部長をもって充てる。
2 副総括保護責任者は、特定個人情報等の管理の状況についての監査をするため、監査責任者を兼ねる。
(保護管理者)
第6条 特定個人情報等を取り扱う各課等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護管理者は、各課等における特定個人情報等の適切な管理を確保する任に当たる。
3 保護管理者は、特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合、電子計算組織等の管理運営をする課室の長(以下「電算主管課の長」という。)と連携して、その任に当たる。
4 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
5 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。
6 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の各課等の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(保護担当者)
第7条 特定個人情報等を取り扱う各課等に、必要に応じて当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における特定個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(特定個人情報等の適切な管理のための委員会)
第8条 総括保護責任者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うために必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第9条 総括保護責任者は、職員に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護責任者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における特定個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護管理者は、当該課等の事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護責任者の実施する教育研修への参加機会を与える等の必要な措置を講ずる。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第10条 事務取扱担当者は、個人情報保護法及び番号利用法の趣旨に則り、関連する法令及び規定等の定め、並びに総括保護責任者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
第5章 特定個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 事務取扱担当者が業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該行為を行うことができる場合を限定し、事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正)
第13条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第14条 事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第15条 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。
(特定個人情報等取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第17条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号利用法があらかじめ限定的に定めた事務(番号利用法に基づき、対馬市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成27年対馬市条例第21号)で定めた事務を含む。)に限定する。
(個人番号の提供の求めの制限)
第18条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号利用法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第19条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号利用法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第20条 職員は、番号利用法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第21条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第22条 保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第35条を除く。)において同じ。)の内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード認証情報、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、前項の規定により措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第23条 保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第24条 保護管理者は、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、特定個人情報等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第25条 電算主管課の長は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第26条 電算主管課の長は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォール等の設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第27条 電算主管課の長は、不正プログラムによる特定個人情報等の漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(情報システムにおける特定個人情報等の処理)
第28条 事務取扱担当者は、特定個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、前項の特定個人情報等の内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第29条 保護管理者は、特定個人情報等の内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 事務取扱担当者は、前項の規定を踏まえ、その処理する特定個人情報等について、当該特定個人情報等の内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第30条 保護管理者は、特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第31条 保護管理者は、特定個人情報等の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止など)
第32条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
(端末の外部持ち出し等)
第33条 事務取扱担当者は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第34条 事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第35条 職員は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第36条 電算主管課の長は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第37条 保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
第7章 電算室等の安全管理
(入退管理)
第38条 電算主管課の長は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 電算主管課の長は、必要があると認めるときは、電子計算機室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 電算主管課の長は、電算室等の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(電算室等の管理)
第39条 電算主管課の長は、外部からの不正な侵入に備え、電算室等に施錠装置等の措置を講ずる。
2 電算主管課の長は、災害等に備え、電算室等に必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等
(特定個人情報等の提供)
第40条 職員は、番号利用法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第41条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号利用法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
2 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託を受けた者において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
3 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第42条 特定個人情報等の漏えいその他特定個人情報等の管理に関して問題となる事案が発生又はそのおそれがあることを知った職員は、直ちに、当該特定個人情報等を管理する保護管理者にその旨を報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護責任者及び副総括責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護責任者及び副総括責任者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告しなければならない。
5 市長は、漏えい事案その他の番号利用法違反の事案又は番号利用法違反のおそれのある事案が発覚した場合は、番号利用法第29条の4第1項及び第2項に基づく特定個人情報の漏えい等に関する報告等に関する規則(平成27年特定個人情報保護委員会規則第5号)第3条に基づき、個人情報保護委員会に報告しなければならない。
6 市長は、前項の規定により、特定個人情報の漏えい等に関する報告を行う場合は、本人に対して当該報告を要する事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
7 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第43条 総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第44条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護責任者に報告する。
(点検)
第45条 保護管理者は、各課等における特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第46条 総括保護責任者及び保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(その他)
第47条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成29年2月3日訓令第4号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和3年9月1日訓令第14号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月20日訓令第6号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年9月15日訓令第18号)
この訓令は、公布の日から施行する。