○対馬市職員の旧姓使用に関する規程
令和7年4月28日
訓令第10号
(趣旨)
第1条 この訓令は、職員(会計年度任用職員、定年前再任用短時間勤務職員及び暫定再任用職員を含む。以下同じ。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(旧姓使用の範囲)
第2条 職員は、市長の承認を得て、職務遂行上又は事務処理上で誤解又は混乱等を招くおそれがないものについて、旧姓を使用することができる。
2 旧姓を使用することができる文書等の基準は、別表のとおりとする。
(旧姓使用の申請及び承認)
第3条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、所属長を経由して市長に申請しなければならない。
2 市長は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経由して当該承認を受けた職員(以下「旧姓使用職員」という。)に通知するものとする。
(旧姓使用の中止)
第4条 旧姓使用職員は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届出書(様式第3号)により、所属長を経由して市長に届け出なければならない。
(承認の取消し)
第5条 市長は、旧姓使用職員における旧姓の使用が職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは、旧姓使用職員の旧姓の使用の承認を取り消すことができる。
(責務)
第6条 旧姓使用職員は、旧姓の使用に当たっては、常に誤解又は混乱等が生じないように努めなければならない。
2 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し、適切な運用が図られるように努めなければならない。
(その他)
第7条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
別表(第2条関係)
種別 | 基準 | 主な文書等の例示 |
旧姓使用を認めるもの | 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | 起案文書、復命書、決裁・供覧の押印、事務引継書、行政ネットワークで利用するシステムのユーザー名、職員名簿、職場での呼称等 |
職員の権利及び義務に関する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争のおそれがないもの | 出勤簿、休暇願、週休日振替簿、旅行届、育児休業承認請求書、要介護者の状態等申出書、時間外勤務、休日勤務及び夜間勤務命令簿、通勤届、住居届、扶養親族届、職務専念義務免除願、営利企業等従事許可願等 | |
対外的なものであるが、氏の記載にとどまるもの | 名札(身分を証明するものを除く。)、名刺、事務分担表、配席図、外部に対する事務連絡文書等の担当者名等 | |
上記に掲げるもの以外のもの | 専ら職員間で使用している文書、軽易な文書等で法令等の規定に反するおそれがなく、かつ、職務遂行上支障がないと市長が認めるもの | |
旧姓使用を認めないもの | 職員の身分関係にかかるもの | 宣誓書、職員証、辞令書、退職願、人事記録、法令等に基づく、身分証明書、在職証明等の各種証明書類、職員派遣等に関する文書、分限・懲戒関係文書等 |
公権力の行使を伴うものなどで、職・氏名を明らかにする必要があるもの | 許認可、立入検査、徴税等法令等に基づく行政処分に係る文書、その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書、私人との法律上の関係を発生させる文書、官公庁等への届出書類 | |
職員の権利及び義務に関する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなったり、旧姓使用を原因とする係争のおそれがあるもの | 給与の支給に関する文書、源泉徴収票、年末調整関係文書、共済組合関係文書、公務災害関係文書、健康管理に関する文書、社会保険・労働保険関係文書等、対馬市財務規則(平成16年対馬市規則第35号)等に定める会計帳票及び証拠書類 | |
上記に掲げるもののほか、業務遂行上支障のあるもの、誤解又は混乱等を生じさせるおそれがあるもの | その他旧姓の使用による係争のおそれがあると市長が認めるもの |
