○対馬市文書管理規程
平成31年3月20日
訓令第4号
対馬市文書管理規程(平成16年対馬市訓令第5号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の収受(第6条―第11条)
第3章 文書の処理(第12条―第15条)
第4章 文書の発送(第16条―第22条)
第5章 文書の整理及び保存(第23条―第36条)
第6章 補則(第37条・第38条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、文書の管理について基本的な事項を定めることにより、文書の適正な管理を確保するとともに、文書事務の効率化と最適化を図ることを目的とする。
(1) 各課等 対馬市組織規則(平成26年対馬市規則第25号)に定める課、課内室、出先機関、行政機関、事務所等及び対馬市会計管理者の補助組織設置規則(平成16年対馬市規則第6号)に定める会計課、会計課分室をいう。
(2) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図書、物品及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(3) 電子文書 電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供するものをいう。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。
(5) 文書管理システム 文書の収受、起案、承認、管理等を行うための管理システムをいう。
(6) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書の取扱いの基本)
第3条 文書は正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
(文書主管課長の責務)
第4条 総務課長は、文書事務について統括する。
(各課長等の責務)
第5条 課長等は、課における文書事務が円滑かつ適正に行われるように所属職員を指揮監督し、事務が速やかに処理されるよう努めなければならない。
第2章 文書の収受
(文書の収受及び配付)
第6条 市に到達した文書は、総務課において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。ただし、各課等に直接到達した文書は、当該各課等において収受することができる。
(1) 配付先の明確な文書は、開封することなく、主管課に配付する。
(2) 配付先が明確でない文書は、これを開封し、配付先を確認したうえ、主管課に配付する。
(3) 書留、配達証明、内容証明等の特殊扱いをする郵便(速達を除く。)による文書については、特殊文書受理簿(様式第1号)に記載のうえ、主管課に配付し、受領印を徴する。
(4) 2以上の課に関係のある文書は、その関係が最も深い各課等が所管するものとする。その所管について意見が異なるときは、総務課長がその配付先を定める。
第7条 各課等においては、文書が配付されたときは、親展文書その他開封を不適当と認めるものを除き、すべて開封し、文書にあっては、文書管理システムに登録し、余白に受付印(様式第2号)を押し、これに番号を記入し、閲覧に供しなければならない。ただし、次に掲げる文書で軽易なものは、文書管理システムへの登録を省略することができる。
(1) 請求書、領収書、見積書及び送状の類
(2) 照会を要しないと認められる軽易な報告書、申告書及び届出書類
(3) その他軽易な文書
(文書の返付等)
第8条 配付を受けた文書でその所管に属しないと認められるものがあるときは、速やかに総務課長に返付しなければならない。
第9条 料金未納又は不足の文書物件が到達したときは、官公署及び学校が発送したもの又は公務に関するものと認められるときに限り、その料金を支払って収受することができる。
(電子文書の収受)
第10条 総合行政ネットワーク文書及び電子文書が到達した場合は、自ら収受処理を行う場合を除き、速やかに担当者へ転送しなければならない。
第3章 文書の処理
第13条 起案文書には、事案の内容を、対馬市公用文規程(平成16年対馬市訓令第8号)の定めるところにより作成するものとする。
2 起案文書には、必要に応じて起案理由、説明等を記述するものとし、関係法令、例規、予算関係等を付記するとともに、関係文書及び参考資料を添付するものとする。
第14条 他の所管に関係のある事件の処理については、主管部課長の決裁を経て、関係部課に合議するものとする。
2 合議を受けた部課長は、速やかに同意又は不同意を決定し、不同意のときは主管部課長と協議するものとする。
(電話又は口頭による処理)
第15条 電話又は口頭をもって処理した事項のうち重要と認められる事案については、口頭受理用紙(様式第5号)に記載し、処理しなければならない。
第4章 文書の発送
(文書の発送)
第16条 文書の発送は、総務課において郵送等により行うものとする。ただし、厳原庁舎以外は除く。
(1) 料金後納扱いによる場合は、郵便発送簿(様式第6号)により発送するものとする。
(2) 郵便切手を使用するときは、郵便切手等受払簿に記入して、その受払状況を明らかにしておかなければならない。
(3) 直接発送する必要のある文書は、総務課長の承認を得て、主管課において発送することができる。
第17条 次の各号に掲げる要件を備える文書については、電子文書により送信することができる。
(1) 重要又は機密の取扱いを要しないもの
(2) 公印の押印を省略することができるもの
(3) 電子文書による回答等の指定があるもの
第18条 総務課長の保管する公印を使用する文書及び庁舎外に発送する文書は、総務課長に決裁済みの文書及び浄書文書を示して、公印の使用又は発送の承認を受けなければならない。
2 総務課長は、前項の承認を与えるときは、次に掲げる事項について審査し、決裁済みの文書の所定欄に認印を押さなければならない。
(1) 決裁の有無
(2) 決裁済みの文書と浄書文書との校合済みの有無
(3) その他公印の使用及び発送について必要な事項
3 浄書文書には、公印及び契印を押さなければならない。ただし、印刷等によるものは契印を、軽易又は定例の事案に係る文書には公印及び契印を省略することができる。
第19条 総合行政ネットワーク文書又は電子文書で、電子署名が必要な文書等については、電子署名を行うものとする。
(文書の種類)
第20条 文書の種類は、対馬市公用文規程に定めるとおりとする。
(文書の署名)
第21条 文書の署名は、別に定めるもののほか、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 一般には市長名を用いること。ただし、出納事務については、会計管理者名を用いること。
(2) 各庁舎内を往復する文書であって、軽易なものについては、部長又は課長名を用いることができる。
(文書の記号及び番号)
第22条 文書には、軽易なものを除き、次に定めるところにより記号及び番号を付するものとする。
(1) 第20条に掲げる文書には、その区分に従い、番号は、文書管理システムにより付するものとする。
(2) 前項の番号は、事件が完結するまでは同一の番号を使用するものとする。
(3) 文書管理システムにより番号を付する文書の記号は、当該文書の属する年度を示す数字の次に市及びその各課等の略称を組み合わせたものとする。
(4) 番号は、第20条に掲げる文書のうち条例、規則、告示、訓令、通達、公告にあっては毎年1月から起こし暦年により、それ以外の文書にあっては毎年4月から起こし会計年度によりそれぞれ更新するものとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第23条 完結した文書は、完結印(様式第7号)を押印の上主管課で整理し、所定の書庫内に保存しなければならない。
2 文書の保存に当たっては、常に紛失、盗難等の予防の措置を講じるものとする。
第24条 文書の整理は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 文書は、主管課で完結ごとに保存年限別に区分し、年度(会計及び予算決算に関するものは会計年度)別に完結日順に整理するものとする。
(2) 1事件の関係文書は、最初のものを下にして完結日順に一括し、1事件として整理するものとし、2年以上経過した事件は、事件の完結の年をもって整理するものとする。
(3) 文書に附属するもので本書に整理し難いものは、本書にその旨を記載して別に保存するものとする。
(文書の保存期間)
第26条 文書の保存期間は、次のとおりとする。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
3 第1項の保存期間の計算は、暦年によるものはその完結した日の属する年の翌年の1月1日から、会計年度によるものはその完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。
(保存区分)
第27条 文書の保存区分は、別に定めるもののほか、次のとおりとする。
(1) 第1種(永年)
ア 条例、規則、規程、訓令及び告示
イ 重要又は例規となるような指令及び通知
ウ 議会の会議録及び議決書
エ 人事に関する文書
オ 官報及び長崎県公報のうち永年保存の必要のあるもの
カ 各種の台帳及び原簿で重要なもの
キ 紛議争訟に関するもの
ク 事務の新設又は改棄に関するもの
ケ 重要な事業の計画及び実施に関するもの
コ 事務引継に関するもの
サ 財産、営造物、財政及び市債に関し重要なもの
シ 会計書類のうち、特に後日の証明上重要なもの
ス 印鑑に関するもの
セ 廃置命令、境界変更又は名称変更その他統計及び地図等市史の資料となるもの
ソ 将来の例規若しくは証拠となるもの
タ その他永年保存の必要があると認められるもの
(2) 第2種(10年)
ア 出納事務に関する証拠書類及び決算の認定を終わった金銭物品に関する文書で永年保存の必要ないもの
イ 市税その他各種の公課に関するもの
ウ 市議会に関する書類で永年保存の必要ないもの
エ 官公庁への申請上申報告及び官公庁からの指令に関する書類で永年保存の必要ないもの
オ 歳入歳出予算に関する書類で永年保存の必要ないもの
カ 送致簿(様式第9号)及び金券物品等受渡簿
キ その他10年保存の必要があると認められるもの
(3) 第3種(5年)
ア 調査を終了した諸報告書及び統計資料
イ 台帳登録を終了した諸申請書
ウ 復命書
エ 出張命令簿、出勤簿、時間外勤務、休日勤務、夜間勤務及び宿日直勤務命令簿、宿日直日誌簿
オ 決算の終わった工事の設計書、工事に関する命令書及び検査調書
カ 照会、依頼、回答、通知、報告、申請及び届出等に関する重要なもの
キ 証明に関する重要なもの
ク その他5年保存の必要があると認められるもの
(4) 第4種(3年)
ア 照会、依頼、回答、通知、報告、申請及び届出等に関するもの
イ 証明に関するもの
ウ 職員の服務、休暇等に関するもの
エ その他3年保存の必要があると認められるもの
(5) 第5種(1年)
ア 照会、依頼、回答、通知、報告、申請及び届出等に関する軽易なもの
イ 証明に関する軽易なもの
ウ 文書の収受及び発送に関するもの
エ その他1年保存の必要があると認められるもの
(保存期間の設定)
第28条 主管課長は、保存する文書について、保存区分により担当者が適切に保存期間を設定できるよう努めなければならない。
第30条 主管課長は、前条の文書保存台帳を速やかに総務課長に提出するものとする。
(文書の廃棄)
第31条 保存期間の満了した文書は、主管課長が点検して総務課長と合議の上廃棄するものとする。ただし、必要があるものについては、更に期間を定めて保存することができる。
2 文書の廃棄は、切断又は焼却によりしなければならない。
第32条 保存中の文書であっても保存の必要がなくなったときは、前条によって廃棄することができる。
第33条 主管課長は、前2条の規定によって処分した文書は、文書保存台帳に廃棄年月日を記載してその経過を明らかにしなければならない。
(簿冊の閲覧等)
第34条 簿冊は、事務遂行上差支えないものに限り閲覧させることができるものとし、閲覧に当たっては、各課等が指定する場所以外において閲覧してはならない。
第35条 簿冊又は文書は、公務により特に必要ある場合を除き、みだりに庁外に持出してはならない。
第36条 簿冊を収蔵する倉庫の開閉は、これを厳重にし、部外者を出入させてはならない。また、倉庫内において一切の火気を使用してはならない。
第6章 補則
(例外処理)
第37条 総務課長は、この訓令の規定によりがたい特別の事情があると認めるときは、別に定める方法により処理させることができる。
(その他)
第38条 この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月23日訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和4年12月5日訓令第21号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の第26条及び第27条の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に完結する文書について適用し、施行日前に既に完結している文書については、なお従前の例による。
3 前項の規定にかかわらず、施行日前に5年保存とするものとして保存期間が決定された完結文書のうち、改正後の第27条第4号の保存区分に該当するものは、改正後の第26条第1項第4号の規定により3年保存とするものとして保存期間が決定されたものとみなす。
4 前項の規定により3年保存とみなした文書であって、保存期間を3年保存とみなした場合の保存期間が満了しているもの又は満了したものは、速やかに廃棄するものとする。
